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As informações de uma empresa são de extremo valor, por isso, o gerenciamento de dados de clientes faz parte dos processos internos e é fundamental para manter o crescimento do negócio, potencializando os resultados — além de ser uma obrigação legal.
Quando feita de forma eficiente, a gestão de dados também gera diferencial competitivo. Afinal, um banco de dados atualizado, com informações precisas e fácil acesso, agiliza os processos, traz mais estratégia e melhora o atendimento ao consumidor, proporcionando mais vendas.
Se você quer saber o que é gerenciamento de dados, como funciona, por que deve ser realizado e os benefícios que oferece, vale a pena ficar por aqui. Apontaremos os cuidados que devem ser tomados, com dicas práticas para você gerenciar melhor seus dados a partir de hoje. Confira!
O que é gerenciamento de dados?
O gerenciamento de dados é o processo de coleta, armazenamento, organização, proteção e análise de informações importantes para uma empresa. É adotado de maneira estratégica para otimizar a tomada de decisão.
A gestão de dados recorre a tecnologias que garantem rapidez no manuseio dos dados, segurança e privacidade. Vale lembrar, ainda, que o gerenciamento de dados não trata apenas números, mas dados qualitativos, como textos, fotos, imagens e vídeos.
Por isso, os dados gerenciados podem ser sobre vendas, custos, investimentos, lucro, contatos, resultados de campanhas e muito mais. Um dos aspectos mais relevantes é que eles ajudam a empresa a lidar melhor com seus clientes, essenciais para o crescimento do negócio.
Por que realizar gerenciamento de dados de clientes?
O gerenciamento de dados de clientes ajuda a conhecer melhor os consumidores, por meio de dados relacionados ao perfil, preferências, comportamento e jornada de compra.
Com essas informações, a empresa consegue desenvolver estratégias mais eficientes e gerar melhores resultados. Quando essa gestão é feita de modo planejado, também abrem-se portas para encontrar novas possibilidades de negócio e possíveis falhas no processos de vendas e marketing.
Outro ponto muito importante no gerenciamento de dados de clientes é a preocupação com a segurança da informação. Toda empresa precisa estar alinhada às diretrizes da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), informando a finalidade da coleta de dados e limitando o uso dessas informações apenas para os fins destinados.
Quais são os benefícios?
- Facilita o atendimento personalizado
- Proporciona mais agilidade e produtividade
- Oferece automatização de tarefas
- Reduz custos operacionais
O gerenciamento de dados de clientes traz diversos benefícios para as empresas, que vão desde a agilidade nos processos até a redução de custos. Confira alguns deles!
1 – Facilita o atendimento personalizado
Um bom atendimento é o segredo para conquistar clientes, que gostam de serem tratados de forma personalizada. Logo, conhecer as dores, expectativas e anseios dos consumidores permite oferecer exatamente aquilo que desejam.
Com a melhor compreensão do perfil do seu cliente, preferências e comportamentos de compra, as vendas tendem a melhorar. Para isso, é crucial ter os dados em um banco organizado e de fácil acesso, que ofereça insights corretos e favoreça um bom relacionamento com o consumidor.
2 – Proporciona mais agilidade e produtividade
A adoção de um gerenciamento inteligente de dados proporciona agilidade e produtividade aos negócios. O cruzamento de informações relevantes otimiza processos, como atendimento, marketing e vendas, liberando colaboradores de tarefas manuais demoradas.
Com dados trabalhados corretamente, a empresa ganha em competitividade, toma decisões mais embasadas e identifica oportunidades de negócio com rapidez. A abordagem inteligente no gerenciamento de dados é fundamental para alcançar vantagem competitiva, melhorar a experiência dos clientes e impulsionar o crescimento sustentável.
3 – Oferece automatização de tarefas
Outra grande vantagem de ter esse processo feito de maneira cuidadosa é a possibilidade de automatizar tarefas manuais e rotineiras. Algumas etapas de trabalho podem ser agilizadas, como o preenchimento de cadastro dos clientes, deixando os colaboradores focados em aspectos mais relevantes — como o planejamento da estratégia de marketing e a mensuração das vendas.
Quando a empresa deseja saber quais clientes se interessam em determinado produto, um simples clique pode apresentar os perfis desejados, não sendo necessário olhar cada consumidor para entender seus hábitos, por exemplo.
4 – Reduz custos operacionais
Quando a empresa trabalha de modo mais ágil, a eficiência operacional melhora. Essa evolução é uma forma de otimizar os processos internos, já que a operação gasta menos tempo para chegar às informações necessárias em cada processo.
Quem trabalha na área de marketing e vendas entende a importância de ter acesso rápido, fácil e seguro aos dados que serão utilizados no cotidiano. Por isso, o gerenciamento correto desses dados permite reduzir custos, já que o time deixa de injetar seu tempo em leads desqualificados.
Quais os cuidados no gerenciamento de dados atualmente?
Apesar de garantir retornos positivos, é preciso ter certos cuidados ao fazer a gestão de dados. A seguir, você pode conferir os principais aspectos que devem ficar no radar de todo o time envolvido no processo. Entenda mais sobre eles:
- privacidade e conformidade — certifique-se de cumprir as leis de proteção de dados, como o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) na União Europeia e a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) no Brasil. Garanta que a coleta e o armazenamento de dados sejam feitos de forma ética e que os clientes tenham fornecido o consentimento adequado para o uso de seus dados;
- investimento em segurança — em 2022, segundo um relatório da Tenable, foram vazados 2,29 bilhões de dados no mundo, e quase metade ocorreu no Brasil — 984,7 milhões de dados, o equivalente a 43% do total. Fica claro que investir na segurança dos dados é uma necessidade, adotando práticas seguras de armazenamento, transmissão e descarte de informações;
- qualidade dos dados — garanta que os dados coletados sejam precisos, atualizados e relevantes para suas necessidades de marketing e vendas. Evite acumular informações inúteis ou desatualizadas que podem impactar negativamente suas análises e estratégias;
- uso de ferramentas adequadas — utilize plataformas e ferramentas de gerenciamento de dados confiáveis e seguras. Isso inclui soluções de CRM, sistemas de automação de marketing e ferramentas de análise de dados;
- anonimização de dados sensíveis — em casos em que você precise analisar dados sensíveis, como informações financeiras ou até médicas, certifique-se de anonimizar ou criptografar esses dados para proteger a privacidade dos clientes;
- transparência com o público — seja transparente sobre como os dados são coletados, armazenados e utilizados em suas estratégias de marketing. Forneça políticas de privacidade claras e acessíveis para os clientes saberem exatamente como suas informações serão tratadas;
- consentimento explícito — assegure-se de obter o consentimento explícito dos clientes antes de coletar e utilizar seus dados para fins de marketing. Isso pode ser feito por meio de caixas de seleção em formulários de cadastro ou opt-ins claros em suas campanhas;
- monitoramento contínuo — estabeleça um processo de monitoramento constante dos dados para garantir que eles estejam sendo usados adequadamente e que qualquer violação de segurança seja detectada o mais cedo possível;
- segmentação de dados — ao utilizar dados para segmentar seu público-alvo, evite discriminação ou generalização excessiva. Certifique-se de que as estratégias de marketing sejam inclusivas e atinjam todos os grupos de maneira justa;
- backup e recuperação — faça backups regulares dos seus dados para evitar perdas em caso de falhas ou ataques cibernéticos. Tenha um plano de recuperação para restaurar os dados caso ocorram problemas.
Como fazer o gerenciamento de dados de clientes na prática?
- Tenha um objetivo para os dados
- Defina a metodologia de coleta
- Centralize os dados
- Mantenha os dados atualizados
Para melhorar os processos e usar a gestão de dados a favor do time e dos resultados, vale a pena ter alguns pontos básicos no radar. Confira quais são e veja se você já está colocando em prática!
1 – Tenha um objetivo para os dados
Antes de começar a desenvolver seu banco de dados, tenha em mente um objetivo bem claro para ele. A intenção pode ser desde melhorar a experiência do cliente até pensar em estratégias mais rentáveis ou encontrar erros em processos.
2 – Defina a metodologia de coleta
Outro ponto necessário é definir como as informações podem ser captadas de diversas maneiras, como em formulários no site, questionários na internet, landing pages e e-mail marketing. Lembre-se de relacionar o objetivo com a forma de recolher os dados e, claro de contar com uma ferramenta gerenciadora de dados para ajudar no armazenamento de tudo o que for sendo coletado.
3 – Centralize os dados
Um passo muito importante no gerenciamento é a centralização dos dados, de modo que os envolvidos em um projeto, por exemplo, possam acessar as informações de uma forma ágil e integrada. Um sistema de CRM oferece esse tipo de integração, sendo fundamental nesse momento.
4 – Mantenha os dados atualizados
É muito importante manter as informações sempre atualizadas, pois dessa maneira a empresa terá apenas o que é relevante, sem sobrecarregar o sistema. Limpe regularmente o banco de dados, e procure excluir elementos obsoletos, falhas humanas com erros de digitação, dados duplicados, entre outras informações que podem atrapalhar o processo.
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Por que contar com softwares de CRM?
As planilhas e outros métodos mais tradicionais de armazenamento de dados ainda são utilizados por muitas empresas, mas não oferecem a mesma agilidade que um software gerenciador de banco de dados. Mais que armazenar e consultar informações, é preciso segurança, facilidade de acesso e gestão descomplicada.
O investimento em ferramentas de CRM é uma atitude necessária, inclusive, para quem não quiser ser ultrapassado pelos concorrentes. Um sistema de gerenciamento de relacionamento com o cliente, ou CRM, é indispensável nesse processo, mas ele deve estar alinhado à LGPD e oferecer as funcionalidades necessárias para a realidade da empresa.
Os CRMs são feitos para coletar e manter as informações em segurança, além de facilitar toda a gestão desses dados, bem como os processos internos — principalmente de marketing e vendas. São também um recurso indispensável no auxílio à tomada de decisão e no desenvolvimento de uma cultura data driven.
Uma boa alternativa é o CRM da HubSpot, que possibilita acompanhar leads, contatos e negócios, além de automatizar inúmeras tarefas. O sistema de gerenciamento de banco de dados oferece funcionalidades avançadas, como relatórios e análises de desempenho da equipe de vendas, além de ajudar a identificar áreas de melhoria, em busca de mais resultados nas operações.
Agora, você sabe o que é gerenciamento de dados de clientes e como fazê-lo para otimizar a operação da sua empresa. Com isso, é uma questão de tempo adquirir vantagens competitivas e conseguir resultados mais satisfatórios. Para isso, conte com uma ferramenta que atenda a todas as especificidades necessárias da sua equipe e aproveite todas as possibilidades de integração que ela oferece.
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